Vad räknas som ett lyckat projekt?

Många organisationer har problem med att följa upp projekten när de avslutats. En anledning är att man inte riktigt vet hur man ska bedöma dem. Ofta stämmer man bara av tid och budget, om ens det. Men hur borde man följa upp projekten, och vad räknas som ett lyckat projekt?

Den klassiska synen på lyckade projekt är att de ska leverera den önskade omfattningen på rätt tid och kostnad, med rätt kvalitet. Den här synen bygger dock på den klassiska bilden av projekt som en form av fastprisåtaganden, även i de fall de levereras internt. I modern tid har denna syn luckrats upp, så att större hänsyn tas till andra parametrar, som t.ex. kunders eller andra intressenters nöjdhet. Parallellt med denna utveckling har agila projekt fått större utrymme, och därmed också påverkat synen på vad ett lyckat projekt är, eftersom projektets omfattning plötsligt blivit förhandlingsbar. Läs mer

Hur kan man arbeta med gamification och simuleringar inom PM?

Det senaste året har jag gjort en investering i att bygga på mina kunskaper i processledning. Som projekt- och förändringsledare har jag enorm nytta av att kunna förstå, designa och leda mer eller mindre komplexa processer och möten. Bland annat har jag deltagit i MIT:s onlinekurs i Theory U, vilket öppnat upp alla möjliga kanaler och tankebanor i huvudet, särskilt när man parallellt följer nyhetsflödet och försöker förstå och skapa mening i saker som händer i omvärlden. En smula mindfulness, rörelse och visuell eller fysisk gestaltning integrerar jag gärna i arbetet och särskilt i samband med workshops, då man kräver rätt mycket fokus och engagemang av deltagare som ofta har huvudet fullt av helt andra saker. Läs mer

Vi utvecklar Arkatay

ArkatayDelaktighet är en av de viktigaste hörnstenarna i hur vi driver vårt bolag. Vi äger det tillsammans, tar ett gemensamt långtgående ansvar och är involverade i alla viktiga beslut. Vi är övertygande om allas lika värde och förmåga att bidra utifrån sitt perspektiv – att den kollektiva intelligensen är större än enskilda individers. När vi lyckas få fram den där kollektiva intelligensen, på ett sätt där alla är delaktiga, uppstår magi. Läs mer

Kontinuerligt lärande i projekt

IMG_6202_small

Det är vanligt att projekt väntar med utvärdering av lärdomar till slutet av projektet. I agila projekt ser man däremot över arbetssätten löpande, genom regelbundna ”retrospectives”. På så sätt blir lärdomar inte bara någonting som andra ska ta hand om, utan någonting som man konkret kan ändra för att bli mer effektiv i pågående projekt. Det här är värt att ta efter, och man bör därför lägga tid och energi på att kontinuerligt fånga upp lärdomar och implementera förbättringar som gör teamets arbete ännu mer effektivt.

Precis som agila arbetssätt har PRINCE2 en hel del bra verktyg för att säkerställa ett kontinuerligt lärande. Bland annat innehåller alla rapporter ett valfritt stycke ”lessons report”, där man kan beskriva vad man lärt sig under den perioden. Planer innehåller en rubrik ”lessons incorporated”, där man kan beskriva vilka lärdomar man applicerat. Dessutom finns en ”lessons log”, där man löpande kan dokumentera lärdomar man har i sitt projekt. Allt knyts ihop av en av de sju principerna, ”learn from experience”, som vägleder projektledaren i sitt projektarbete.

Oavsett vilken metod eller vilka verktyg man väljer att använda i sitt projekt bör man säkerställa att man:
1. Fångar upp lärdomar från andra projekt
2. Fångar upp lärdomar från detta projekt
3. Applicerar lärdomar på projektet

4. För vidare lärdomar till organisationen

Uppfyller man dessa fyra punkter, så har man kommit en lång bit på vägen för att bli en lärande organisation, vilket gör att man undviker upprepningar av misstag, effektiviserar sitt arbetssätt och kan till och med innebära en viss form av standardisering underifrån. Vänta inte till nästa projekt, utan arbetet med lärdomar kan förbättras när som helst under ett projekt!

Klas Skogmar

Vilket certifikat ska man välja?

IMG_6225_smallMårten Van Rheinberg

Jag har bestämt mig för att titta närmare på certifiering för projektledare. Vem bättre att prata vidare med än min kollega Mårten, innehavare av inte mindre än sju olika certifikat?

Du, detta VM i förkortningar som du har på CV:t – hur kommer det sig att du har så många certifikat?
Vilken märklig fråga. Alla vet väl att den med flest certifieringar vinner? Nej, självklart är det inte så – det finns väldigt duktiga projektledare som inte har några certifieringar, och det finns de som jag, som har medaljer som en sovjetisk general men saknar all verklig kompetens. I mitt fall handlar det om en kombination av att jag tycker om att lära mig nya saker och utvecklas i min yrkesroll och därför kanske har gått fler kurser och utbildningar än vad som är normalt, att jag arbetar som konsult där certifieringar kan skapa trygghet hos kunder, samt att jag utbildar andra projektledare och certifieringar då kan fungera som en garanti för att jag vet vad jag pratar om.

Vilket är du gladast över?
Jag brinner ju lite extra för agila arbetssätt, så de agila certifieringarna (PMI-ACP, PSM och SA) är de som reflekterar de kompetensområden jag helst vill använda mig av.

Vilket tyckte du var roligast att ta?
De har alla varit roliga på sina sätt, men för min PRINCE2-certifiering (P2RP) åkte jag och min (minst lika utbildningsgalne) kollega Klas till London och intensivstuderade under en veckas tid. Det är skoj att ibland snöa in helt på ett ämne till den grad att det pluggas och diskuteras vid frukostbordet på morgonen, hela dagen på kursen, på puben efter kursdagen är slut och över middag på kvällen.

Vilket har du haft mest nytta av, på vilket sätt?
Det är absolut PMP! Det är trots allt världens största, och på många sätt mest meriterande, certifiering för projektledare. Eftersom det är en certifiering av projektledaren, och inte en specifik projektmetodik, fungerar den som en kvalitetsstämpel som jag tror gjort att jag fått komma på intervjuer på spännande bolag och uppdrag som jag kanske annars hade sorterats bort från i ett tidigare skede. En certifiering gör knappast att man får ett uppdrag direkt, men kan hjälpa till så man inte hamnar underst i högen, får komma på intervju, presentera sig själv och visa att det faktiskt finns kompetens att backa upp akronymen.

När du håller utbildningar, vilket tycker du själv är ditt bästa tips till deltagarna?
Åh, det var en svår fråga. Men generellt, oavsett kurs, skulle jag säga att det viktigaste för deltagarna är att avsätta tid för att hålla en bra takt i självstudier både innan kursen och framförallt efter, och inte låta det gå för lång tid mellan kursen och certifieringstillfället.

Hur tycker du att en icke-certifierad person ska angripa utmaningen att orientera sig i djungeln av certifikat?
Jag tycker man ska börja med att fundera på vilken erfarenhet man har (eftersom många certifieringar har erfarenhetskrav på olika sätt), varför man vill certifiera sig (för att lära sig saker, för att få något att sätta i CV:t, för att chefen sagt att man ska, osv.) och vilken typ av certifiering man är intresserad av (traditionell eller agil projektledning, certifiering av projektledaren eller certifiering inom en specifik metodik, osv.). Ta de funderingarna och kontakta mig eller någon av mina kollegor så hjälper vi gärna till att hitta en lämplig certifiering och ett lämpligt sätt att nå den. I vissa fall kan vi hjälpa personen nå sin certifiering genom att gå någon av våra kurser och i andra fall rekommenderar vi gärna andra utbildare och/eller utbildningssätt. Vi har valt ett antal kurser och certifikat som vi tycker fungerar bra ihop och ger mycket värde till den som utbildar sig, men det finns många bra som vi inte erbjuder. Då försöker vi hjälpa till så mycket vi kan även om kunden just den gången inte anlitar oss. Vi tror ändå att vi alla i slutändan vinner på att hjälpa varandra och tillsammans föra projektledningsprofessionen framåt.

Johanna Fransson
Projektledningskonsult

Att välja rätt certifiering

17620177_1479533448732771_6373036641226570556_o

Min mamma säger att jag föddes till projektledare, men är man mer nogräknad har jag nog varit det i tio år snarare än trettiofem. Ju längre jag arbetat desto viktigare har det börjat kännas för mig att folk förstår vad jag egentligen kan – för projektledare kan ibland användas lite slarvigt om alla möjliga typer av sysselsättning. Certifiering har inte varit högst upp på min agenda tidigare, men sedan jag började arbeta som konsult känns de mer och mer relevanta.

Med en certifiering som kvitto på min kompetens och erfarenhet får jag häftigare uppdrag, dessutom är det lättare att förklara vad jag egentligen kan utifrån en gemensam referensram. Att ta en certifiering är en investering i min egen kunskap och som småbarnsförälder är det rätt fint med en process som tvingar mig att mejsla fram tiden att verkligen förstå ramverk och metoder i mitt yrke – att förkovra mig enbart med hjälp av självdisciplin har jag lagt ner för länge sedan. Men var ska man egentligen man välja att investera sin tid (och inte sällan en hyfsad summa pengar)? Läs mer

Why don´t we use our skills as project managers to do more?

Kris Troukens from Project managers without borders joined the Passion for projects conference as a speaker this week. We had the opportunity to talk a bit about his engagement for the people of Accra, Ghana.

kris

It was during the Ebola crisis in Africa, looking at the news reports, that the need to do something drove Kris to email the entire PMI board. Why don´t we use our skills as project managers to accomplish more? ”You only need to switch on the news to see everything that needs to be done. For example, this morning, I saw news on the earthquake in Peru. First thing I do is check our list of volunteers. To make sure they´re OK of course, but also to ask what we can do – what needs to be done to help people?” Läs mer

Socialt ansvarstagande i ledningssystem

Socialt ansvarstagande i ledningssystem – nytt internationellt standardiseringsarbete

Denna vecka påbörjas ett nytt internationellt standardiseringsarbete, http://www.sis.se/IWA-on-ISO-26000, som ska att länka samman god praxis inom socialt ansvarstagande med certifierbara ledningssystem. 60 personer från 24 olika länder träffas i Stockholm för att producera en ”IWA” – International Workshop Agreement. En IWA är den snabbaste formen av internationellt standardisering, målet är att leverera ett dokument i maj efter bara två möten.

Arkatay engagerar sig i arbetet genom Jonas Denvall, som är en av de nominerade experterna från den svenska standardiseringsorganisationen SIS. Vårt volontärsengagemang i SIS är en viktig och naturlig del i vår satsning på Sustainable Project Management. Vi ser det som vår uppgift att länka samman god praxis inom hållbarhet med god praxis inom projektledning.

ISO 26000, Socialt Ansvarstagande, är en vägledande standard för hur organisationer kan applicera god praxis inom socialt ansvarstagande, och därmed bidra till hållbar utveckling. Standarden är ett resultat av det största ISO-projektet hittills, med fler än 400 experter involverade under 6 år. Dokumentet är allmänt ansett som den mest förankrade konsensusstandarden för hur en organisation kan bidra till hållbar utveckling.

ISO-standarder som beskriver ledningssystem som organisationer kan certifiera sig mot, exempelvis ISO 9001 och ISO 14001, tillhör de mest välanvända standarderna. Årligen certifieras miljontals organisationer världen över. Än så länge saknas det dock standarder som möjliggör för organisationer att certifiera sitt arbete med socialt ansvarstagande.

Det har ofta uttryckts behov av att kunna certifiera en organisations arbete med hållbarhetsfrågor ur det holistiska perspektiv som socialt ansvarstagande beskriver, som inkluderar både miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet. Därför ska nu IWA 26, ”Using ISO 26000 guidance on social responsibility in management systems” tas fram som ett första steg i att möta detta behov.

Vill du veta mer? Hör av dig till info@arkatay.se

Socialt ansvarstagande definieras enligt ISO 26000 som: ”en organisations ansvar för den påverkan som organisationens beslut och aktiviteter har på samhälle och miljö och som genom transparent och etiskt uppförande:

— bidrar till hållbar utveckling, inklusive hälsa och välfärd i samhället,

— tar hänsyn till intressenters förväntningar,

— är förenlig med tillämpliga lagar och i överensstämmelse med internationella uppförandenormer,

— är integrerat i hela organisationen och praktiseras i dess relationer”

Vad är Governance?

Governance har ingen riktigt bra översättning till svenska. Det skiljer sig från styrning, eftersom även ledning styr. En bättre översättning är styrningsramverk, men då missar man de lite mjukare aspekterna. Därför kommer jag i den här texten att använda den engelska begreppet ”governance”.

Governance påverkar (begränsar och förstärker) de sätt som någonting kan ledas, formellt eller informellt. Ledning är de operationella aktiviteter som utförs för att hantera uppgifter eller resurser. Governance kan ses som ”ledningen av ledning”.

Gov1

Governance kan vara formell och strukturerad runt riktlinjer, regler, processer, roller, ansvar och mandat. Den här typen av governance är ofta formaliserad och dokumenterad, och kan ibland refereras till som ett governance-ramverk. Men governance kan också inkludera saker som kan vara svåra att formalisera och dokumentera, som kultur, principer och värderingar.

Läs mer