1-on-1 – ett kraftfullt verktyg även för projektledare

Det finns säkerligen lika många verktyg, metoder och processer inom ledarskap och projektledning som det finns tillfällen att applicera dem på. Vissa grandiosa och nästan skrämmande i sin spännvidd, andra enkla, lättförklarliga och redo att användas från första gången du hör talas om dem. Inte sällan tillhör de riktigt kraftfulla verktygen den senare kategorin och att 1-on-1-möten är en av dessa tycker nog de flesta som provat – och gett det en ärlig chans. Det fungerar lika bra i din roll som linjechef som projektledare med underställda projektmedarbetare.

Här kommer en kort sammanfattning:

Den urenkla idén: ett återkommande 30-minutersmöte enligt en stående agenda med var och en av de som rapporterar till dig en gång per 1-2 veckor.

Fördelar:

  • Relationen mellan dig och dina direktrapporterande utvecklas och fördjupas
  • Ni får ett utmärkt forum att diskutera sådant som annars kan bli förvisso korta men också ofta ineffektiva smådiskussioner som kräver kontextbyte och därigenom kan vara riktiga effektivitetstjuvar.
  • Allt ni tar upp kommer att kunna följas upp och återkopplas till på nästa möte
  • Aktiv dialog uppmuntrar aktivitet mellan och inför mötena

Agendan består av:

  • C:a 10 minuter där den rapporterande berättar om vad som helst som hon eller han vill göra dig uppmärksam på, meddela dig, få din input på eller bara dela med sig av
  • C:a 10 minuter där du gör detsamma
  • C:a 10 minuter där ni diskuterar utveckling och framtid

Tips:

  • Dokumentera det ni diskuterar men inte på datorn. De allra flesta upplever mer fokus och intresse från någon som tar anteckningar för hand och många upplever det direkt negativt med motsatsen.
  • Om du har ett fåtal direktrapporterande kan ni prova att förlänga mötet till 45 min och se om ni får positiv utväxling på det men låt mötena inte bli längre än så. De ska vara lätta att hålla och effektiva.
  • Ta för vana att skriva upp alla icke-akuta punkter mellan mötena så att ni kan ta upp dessa på ett effektivt sätt under mötet och uppmana dina direktrapporterande att göra detsamma.
  • Beroende på relationerna mellan dig och dina direktrapporterande (och även deras tidigare relationer med chefer, projektledare etc.) så kan införandet av 1-on-1:s kännas krystat och till och med lite skrämmande – håll ut! Efter två, tre eller fyra gånger så kommer ni att märka att det känns naturligare och ger mer resultat än ni kunnat ana.
  • Uppmuntra diskussioner även på ett privat plan och föregå med gott exempel. Ett ärligt och uppriktigt intresse för människan bakom rollen gör underverk för att bygga er relation.
  • I en projektledarroll kan fokuset på utveckling och framtid ibland kännas mindre passande än i en linjechefsroll. Tänk då på att den punkten faktiskt kan diskuteras ur ett direkt projektperspektiv – t.ex. hur kan projektmedlemmen använda projektet för att nå sina utvecklingsmål och hur kan projektet i sin tur dra nytta av detta.

Många av er har säkerligen använt detta i olika former och roller och det har skrivits och talats om det i mängder av litteratur. Arkatay-favoriten Manager Tools har gjort en mycket bra beskrivning, komplett med konkreta råd om införande och utförande, en pod cast väl värd att lyssna på!

Vilka reflektioner har ni själv om 1-on-1:s, vilka varianter har ni använt det i och vad tycker ni?

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>