Att använda e-post som projektledare

Här är lite tips som vi på Arkatay sammanställt om saker man bör tänka på när man skickar e-post som projektledare:

Rubrikerna: Säkerställ at rubrikerna på dina e-post är relevanta, så att de är lätta att hitta i efterhand och tydligt beskriver innehållet

Fokus: Undvik e-post-hydran, där man har många olika skilda ämnen i samma e-post. Det leder ofta till att man får svårt att hugga av alla huvuden.

Numrera frågor: Om det finns flera saker i ett e-post som man vill ha svar på, så kan man numrera varje fråga – det ökar sannolikheten att få svar på samtliga frågor vädligt mycket

Tydliggör viktiga saker: Använd rubriker, fetstil och punktlistor för att tydliggöra det som är viktigt för mottagarna att läsa

Minutes: Om ni skriver mötesanteckningar, så kan de med fördel komma direkt i ett mail och inte som en bilaga, och se till att ha actions separat och gärna synliga överst i ditt-email. Läs mer om minutes här: http://www.weloveprojects.se/182/

Förstå mottagarna: Stäm av med intressenter om de vill ha kommunikation via e-post, och hur de vill att innehållet ska vara formaterat

Kontrollera historik: Var noga med att kontrollera historik i e-post innan den skickas iväg utanför (eller till) projektorganisationen, så att inte onödiga eller känsliga diskussioner skickas vidare

Distributionslistor: Använd distributionslistor, t.ex. ”Core team” och ”All project members”. Listorna måste självklart vara uppdaterade. På så sätt undviker du och övriga projektmedlemmar att missa några mottagare vid masskorrespondans

Bilagor: Etablera regler för hur bilagor skall hanteras. Skall dokument bifogas i meddelande, eller bara länkar till en gemensam area på intranätet/server? Detta gäller även för möteskallelser

Föregå med gott exempel: Fundera kring vilken tidpunkt du skickar dina meddelande. Vilken signal skickar det till mottagarna om du skickar e-post mitt i natten? Att du har mycket att göra, att du är dålig på att planera, att du förväntar dig att mottagaren också skall jobba dygnet runt?

Diskutera informationsmängd: Skapa ett förhållningssätt i gruppen om att skicka så mycket e-post som behövs men så lite som ni kan klara er med. Detta gäller även för texten i breven. Om man från början är överens om att använda koncis kommunikation så uppfattas det inte negativt om man formulerar sig kort eller håller nere antalet svar i en mailtråd (t.ex. kan man strunta i separata ”tack för informationen”-mail och istället personlig kontakt ge positiv feedback på att nivån av kommunikation är bra).

Skicka till rätt mottagare: Det har sagts förr och det tål att upprepas: använd inte ”Reply all” om det inte behövs. De 10 sekunderna du lägger på att verifiera att sändlistan är relevant sparar i längden massor av tid och många fetstilta rader i redan trånga inboxar.

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>