Det affärsdrivna projektkontoret

Statistiken talar sitt tydliga språk. Allt för många projektkontor läggs ner efter bara något/några år. (25% efter 1 år, 50% efter 2år, 75% efter 4 år) En undersökning gjord av Mark Price Perry på BOT International 2007 visade att ett framgångsrikt projektkontor:

  • Har tydliga och mätbara mål.
  • Fokuserar på affärsnytta och hastighet medan mindre framgångsrika projektkontor fokuserar på metodik
  • Gav sig själv medelbetyg jämfört med mindre framgångsrika projektkontor som ger sig själv toppbetyg
  • Får toppbetyg av ledningen jämfört med mindre framgångsrika projektkontor som får medelbetyg av ledningen.
  • Lägger lite tid på att sälja sina tjänster till den egna verksamheten medan de mindre framgångsrika projektkontor lägger ner betydande tid på att sälja sina tjänster.

En tolkning av undersökningen kan vara att en ledning för ett företag vill ha ett projektkontor av olika anledningar. En anledning kan vara att företaget vill följa strömmen av andra företag som startar ett projektkontor och att personen som tillsätts som chef för projektkontor har som mål att bara jobba med metodik, dvs. människor, processer, verktyg och utbildning.

Lite tillspetsat kan vi säga att det leder till att när verksamheten ber om hjälp med affärskritiska frågeställningar så får de till svar att projektkontoret inte har tid på grund av att de håller på att sätta upp och granska en process och att säkerställa att alla projektledare har en viss kompetens.

Detta leder till att avståndet mellan verksamheten och projektkontor växer, därav att det är viktigt att sälja in Projektkontoret till den egna verksamheten. Till sist inser samma ledning som startade projektkontoret att värdet de har fått ut är starkt begränsat och de lägger ner sitt projektkontor.

De framgångsrika projektkontor som adderar värde till sin organisation har ”tvingat” ledningen som startade projektkontoret att

  • Berätta om topp 3-5 problem som de vill att projektkontoret ska lösa
  • Har definierat en vision och mission för projektkontoret
  • Har satt upp mätbara mål för projektkontoret samt följer upp målen enligt ett bestämt mönster. Mål för projektkontoret ska inte förväxlas med mål för projekt.

Projektkontoret blir alltså en affärsenhet tillsammans med övriga affärsenheter.

Ska då ett projektkontor bara supportera med de traditionella projekten på ett företag?

  • Planeringen av firmans julfest är per definition ett projekt. Det projektet kommer troligtvis inte upp på styrgruppsmöten med ledningsgruppen. Hur hjälper projektkontoret till så att även denna typ av projekt blir framgångsrika?
  • Hur många projektkontor vet om eller supporterar vad som pågår inom sales & marketing. En försäljning kan definieras som ett projekt. Om ett sådant projekt inte blir av eller hamnar på fel sida om en kvartalsrapport kan det få stor påverkan på företagets resultat.

Om du jobbar som chef för ett projektkontor eller får i uppdrag att starta ett projektkontor så är den gyllene regeln att gå via tre steg, där första steget måste vara klart innan andra kan påbörjas:

  1. Ledningsgruppen för företaget bestämmer
    • Vision, Mission, Mål och Syfte med projektkontoret
    • Ger projektkontoret ett tidsbegränsat mandat då resultatet ska mätas och följas upp
    • Vilka projektrelaterade frågeställningar som är viktiga för företaget
  2. Chefen för projektkontoret tar fram en affärsplan som innehåller
    • Strategi för att nå målen inom den föreskrivna tidsperioden
    • De viktigaste egenskaperna projektkontoret ska ha
    • KPI:er som mäter uppfyllnad av mål och syfte
  3. Chefen för projektkontoret exekverar affärsplanen för projektkontoret precis som andra affärsenhetschefer exekverar sina affärsplaner

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>