Gemensam bild av verkligheten

Nyckeltal och andra mätetal används med fördel i kommunikationen såväl inom projektet som med yttre intressenter. Genom att välja ut och förankra dessa i ett tidigt skede skapas förutsättningar för att alla delar samma bild av projektets status. På så sätt bidrar väldefinierade nyckeltal och mätetal till att beslut kan fattas baserade på fakta och att osäkerhetsfaktorn minskas. Det är viktigt att nyckeltal och övriga mätetal definieras för de aktiviteter som har en direkt påverkan på projektets framgång eller misslyckande. 

Mätetal

Mätetal som inte kan mätas och följas upp regelbundet tillför inget värde. Om du inte kan erbjuda intressenterna något som kan mätas blir det svårt att visa på att deras förväntningar faktiskt blir tillgodosedda. Genom att definiera upp bra mätetal skapas förutsättningar att agera proaktivt, istället för att bara arbeta reaktivt. Kännetecknande för mätetal är att de kan mätas och presenteras som siffror, procent, kronor eller betyg (1-5, positiv/neutral/negativ).

Några exempel på vad mätetal kan hjälpa oss med i projektarbetet är:

  • Berätta om vi är på väg att nå målet/milstolpen, om vi förbättrar eller försämrar oss
  • Fånga upp misstag tidigt, innan de får ytterligare konsekvenser
  • Väldefinierade och förankrade mätetal leder till faktabaserade beslut
  • Hjälper till att förbättra framtida estimat
  • Ger tydliga indikationer på hur projektet mår
  • Visar för intressenterna hur väl deras förväntningar uppfylls
  • Möjliggör mätning utanför de tre traditionella faktorerna – tid, pengar, innehåll

För att lyckas med definitionen av mätetal är det viktigt att det finns uttalat behov eller syfte. Vidare att det finns någon form av jämförelsetal eller utgångpunkt att jämföra med. I annat fall är det svårt, för att inte säga omöjligt, att dra några slutsatser. Tolkningen av mätetalen måste förankras i projektet och hos intressenterna. Likaså måste rapporteringsstrukturen definieras, från själva mätningarna hela vägen upp till en kontrollpanel (dashboard).

Nyckeltal

Nyckeltal skiljer sig från övriga mätetal genom att de har ett klart definierat syfte och ett mål. Som exempel kan vi ha ett mätetal som är kopplat till antal sålda produkter per vecka. Om målet är 500 sålda produkter per vecka och vi bara säljer 400 så kan då nyckeltalet vara definierat som (verkligt antal sålda produkter) / (planerat antal sålda produkter). I det här fallet 0,8 eller 80%

Några saker att tänka på när det gäller att definiera nyckeltal:

  • Hur många nyckeltal behövs?
  • Hur ofta skall de mätas?
  • Hur skall de mätas?
  • Hur komplexa blir dessa KPI:er?
  • Vem är ansvarig för nyckeltalen?
  • Kommer de att användas som riktmärke?

En fara med alltför komplexa nyckeltal är att de blir för svåra att tolka och kommunicera. Det är därför viktigt att du som projektledare säkerställer att alla intressenter har förstått innebörden av de överenskomna nyckeltalen. I annat fall riskerar du att hamna i långa diskussioner kring tolkningar istället för att fokusera på resultatet och åtgärder som behövs. Beroende på mognadsgraden i organisationen kan det vara idé att sätta upp workshops kring nyckeltal, hur de skall tas fram, mätas och presenteras. Detta skall i så fall göras så tidigt som möjligt så att arbetet med att ta fram nyckeltal för just ditt projekt kan inledas i samband med projektstarten. Dvs du bör säkerställa att intressenterna redan har den erforderliga kunskapen innan dess.

Komplexitet och dess påverkan på rapporteringen

Ju komplexare ett projekt är, desto mer tid och omtanke behöver läggas på att identifiera, mäta och rapportera nyckeltal och andra mätetal. Komplexiteten påverkar också arbetet med att förankra dessa. Exempel på faktorer som påverkar komplexiteten är:

  • Längden på projektet, ett projekt som pågår flera år är svårare att överblicka än ett projekt på tre månader
  • Antalet intressenter, ett projekt med många olika intressenter riskerar oftare att träffa på behov eller prioriteringar som står i konflikt med varandra
  • Teknologi utvecklas under projektet. Inte minst om projektet är långt riskerar den tekniska plattformen att bli omsprungen
  • Förutsättningar förändras, detta kan gälla allt från kostnader för upphandlingar till konkurrensen på marknaden eller den politiska situationen i det aktuella landet där projektet genomförs
  • Kontinuitet med avseende på resurser, om ledande roller tillsätts med resurser som kommer och går under projektet ökar komplexiteten
  • Målet ändras över tiden beroende på nya insikter hos beställaren eller hur marknaden utvecklas
  • Rapportering i realtid
  • Geografisk spridning
  • Virtuella team

Vill du läs mer i ämnet kan vi rekommendera boken ”Project Management Metrics, KPIs, and Dashboards” av Harold Kerzner. ISBN 978-1-118-02652-6

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>