Hantera intressenternas förväntningar!

Intressenthantering (stakeholder management) är oerhört viktigt vid projektledning. Det är i princip två saker det handlar om: att ta emot intressenternas förväntningar och att sätta deras förväntningar. Båda är lika viktiga. 

För att en intressent ska vara nöjd med en projektleverans, så måste projektet och dess resultat möta hans förväntningar. En del av dessa förväntningar fångas upp som krav, en del fångas upp i kommunikationsplanen och en del uttrycks löpande under projektet. När det gäller kraven på projektet, så är det viktigt att dokumentera både kraven på projektet och på resultatet av projektet.

Minst lika viktigt som att fånga upp förväntningarna är det att sätta förväntningar. När man går på en biofilm som höjts till skyarna av alla recensenter, så är sannolikheten att man blir besviken högre än om man inte läst någon recension på förhand. På samma sätt är det med projekt.

Intressenterna måste förstå vad projektet kan leverera, hur det påverkar dem och hur det kommer att kommunicera med dem. Om det inte är tydligt, så finns det en risk att de blir missnöjda. Lägg tid och energi på att tillsammans med de viktigaste intressenterna definiera vad ett lyckat projekt innebär och kommunicera ut det. På så sätt kan alla tydligt se vilka framgångskriterierna är.

Även prioriteringar i projektet behöver tydliggöras. Om högsta prioritet är tid i projektet, så kanske det innebär att en första version av projektet levererar någon delmängd av omfattningen till att börja med, för att senare utöka denna omfattning. Detta påverkar de som har förväntningar på sådant som är lågprioriterat i projektet. Det måste de få veta innan. Om projektledaren inte hinner kommunicera ordentligt med sina intressenter under projektet för att han har mycket att göra, så kan det gå bra om han varit tydlig med detta innan. Annars får han troligen problem.

Så hur ser du som projektledare till att du fångat upp och satt förväntningar hos dina intressenter? Gör du tillräckligt?

2 comments

  1. jörgen

    Jag låter intressenterna forma projektet, inte tvärt om. Utmaningen ligger i de begränsade resurserna och hur man för den dialogen.

    • Klas Skogmar

      Absolut har du rätt! Intressenterna behöver forma projektet, och därför måste man fånga upp deras förväntningar. Precis som du skriver så är en utmaning begränsade resurser, och kan man inte göra något åt det, så är det viktigt att sätta förväntningar hos intressenterna, så att de inte tror att man kan leverera något som man inte har resurser till.

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>