Överskådlig plan i MS Project

Din plan innehåller flera hundra aktiviteter och Gantt-schemat ser ut som barnens Legobitar på golvet en julaftonskväll. I morgon skall du presentera din plan för projektteamet/kunden/<wbr />styrgruppen på ett begripligt sätt. I det läget brukar i alla fall jag rita ihop en enkel plan i PowerPoint eller Keynote med en tidsaxel, några rektanglar och lite text. Inför nästa presentation gäller det att komma ihåg att uppdatera presentationen med de senaste datumen.

Nu verkar det som om jag inte är ensam med denna vånda. En relativt ny funktion som helt nyligen lärt mig i MS Project hjälper nämligen till med detta. Uppenbarligen har Microsoft fått tillräckligt med påstötningar om en dylik funktion för att lägga tid på att utveckla den. Eller så har de egna projektledarna tryckt på. En sökning på internet ger vid hand att funktionen kom med MS Project 2010 även om jag lärde mig om den under hösten 2013. Flera av mina kollegor i uppdraget har lyft förvånat på ögonbrynen över denna funktionalitet och genast börjat anamma densamma.

Funktionen kallas tidslinje i den svenska översättningen eller timeline view på engelska. Den visas automatiskt ovanför andra vyer, och ger en tydlig bild av hela schemat. Du kan lägga till aktiviteter i tidslinjen och till och med skriva ut den i en sammanfattning för hela projektet. Du kan också klistra in den i ett e-postmeddelande när du snabbt vill rapportera läget.

15-minuters webseminarie från Microsoft om hur du skapar tidslinjer i MS Project: http://youtu.be/aefu4iV0Upw

Som framgår av videon är det mycket enkelt att skapa en tidslinje. Det krävs bara fyra enkla steg vilket gör det ändå märkligare att denna funktion inte fått större uppmärksamhet.

Steg-för-steg:

  1. Lägg till aktiviteter till tidslinjen genom att högerklicka på dem i aktivitetslistan och välja att lägga till dem i tidslinjen
  2. Organisera aktiviteterna så att bilden blir tydlig. Du kan välja att visa aktiviteten som stapel eller bildtext
  3. Formatera aktiviteterna (datumformat, färger, typsnitt etc)
  4. Dela med dig av tidslinjen i Outlook, PowerPoint eller liknande. Objekten går att formatera ytterligare beroende på vilket program du väljer att lägga in dem i. Det går även att skriva ut bilden

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>