Processförbättring på två timmar

Förra helgen fick jag möjligheten att förbättra en arbetsprocess på bara två timmar. Vi var 10 personer som la informationsblad i väskor inför en konferens (PMI Sweden Congress 2013). Totalt sett skulle 400 väskor packas med cirka 20 olika typer av papper av olika storlekar. Jag kom in sent, och kände nästan ingen på förhand. 

Förstå nuvarande process

En av mina första frågor var att reda ut om de hade valt att utgå från att varje person skulle ansvara för en väska och fylla den, eller om man skulle ansvara för ett antal papper och fylla på. Det visade sig att man bestämt sig för att varje person hade ansvar för en väska.

Föreslå förbättring

Jag flaggade för att jag föredrog det motsatta, men fick inget gehör för det, så jag fick anpassa mig efter majoriteten. Under arbetets gång påpekade jag några uppenbara brister i den nuvarande processen, t.ex. kunde man se att det var mindre effektivt att hålla i papper med en hand och ta nya med den andra än om man kunde plocka papper med båda händerna och lägga i en hög. Det var också tydligt att transporterna tog en del tid, och det förekom en del missar då några av papperna som låg på ett separat bord var lätta att förbise.

Hantera intressenter

Även om jag arbetade medan jag analyserade processförbättringar, så var det tydligt att mina förslag stötte på en del missnöje hos vissa. En person sa ”jag har hunnit packa tio väskor medan du pratat om förbättringar”. Det är inte lönt att gå i polemik i det läget, utan det är bättre att ta tag i den nuvarande processen, och istället påvisa förbättringar i andra arbetssätt.

Visa på vinster med förbättringar

Jag valde ut en delmängd av arbetet som kunde isoleras och effektiviseras genom att standardisera det. Jag tog ansvar för själva ipackandet av papper i väskor, där jag hittade ett bra sätt att ta upp väskor ur platspåsar, dra upp dragkedjan, fluffa upp innehållet och sätta i pappershögar som de andra levererade. Det var tydligt att det här momentet blev effektivare av att göras av en person än att var och en gjorde dessa delar utöver de andra.

Fånga upp de som är förändringsbenägna

Efter ett tag fick jag med mig några stycken som var förändringsbenägna, och som verkade tycka att det nya sättet att arbeta verkade bra. Tillsammans förbättrade vi processen efter hand i flera steg. Vi provade lite olika sätt, och ofta var det en omställningskostnad för att ändra i processen, men den blev hela tiden effektivare. Även när många arbetade enligt de nya processerna, så fanns det några som fortsatte att gå runt och fylla på väskor, men efter att den nya processen satt sig, så fick den till slut fäste hos alla inblandade

Vad blev resultatet?

Eftersom de inblandade var projektledare så mättes givetvis prestationen. Vi gick från en effektivitet på ungefär 1,5 väska/minut till 2,5 väska per minut, och då inkluderar den högre siffran även omställningskostnader för justeringar av processerna. Vi dubblade alltså nästan effektiviteten som team, och var dessutom mer öppna för nya förändringar och anpassade oss hela tiden efter problemen. Det är en hög effektivitetshöjning det! Hur mycket tror ni att ni kan höja effektiviteten i era företag?

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>