Reellt ledarskap i ett virtuellt team

Att leda ett team som är virtuellt, det vill säga tillfälligt eller permanent geografiskt utspritt, medför en del utmaningar och eftersom det är en allt vanligare situation kan det vara väl värt att fundera över hur dessa kan hanteras. Vi listar här några av aspekterna och föreslår angreppssätt. 

  • Teamets sammansättning – Var noga med urvalet av teammedlemmar och ha i åtanke att de ska passa för ett virtuellt team. Samtliga bör vara personer som kommunicerar på eget initiativ och är duktiga på det, de bör också ha en hög kompetens inom sitt kärnområde eftersom coaching och mentorskap blir svårare på distans. En mer junior resurs kräver mer direktkontakt och om de ska ingå i teamet är det lämpligt att de är stationerade på samma plats som projektledaren.
  • Förväntningar och riktlinjer – När ett enkelt missförstånd inte kan lösas genom att sticka in huvudet i rummet bredvid ökar behovet av mycket tydliga förväntningar och riktlinjer redan från början. Det blir ännu viktigare att gemensamt diskutera vilka förväntningar som finns på teamet från teamledaren och inbördes mellan teammedlemmarna samt att sätta riktlinjer för hur teamet ska arbeta. Om nya teammedlemmar tillkommer ska detta upprepas och avvikelser från dessa överenskommelser ska resultera i direkt feedback, allra helst i ett så öppet klimat att även teammedlemmarna håller varandra ansvariga.
  • Träffas – Att det ofta är svårt att få gehör för det i en kortsiktig budget förändrar inte den långsiktiga sanningen – effektiviteten i ett team är avhängigt de inbördes relationerna och relationsbyggande sker allra bäst ansikte mot ansikte. Ett minimum är att träffas när teamet precis satts samma, så snart en ny teammedlem tillkommer och allra minst två gånger om året. Spendera då majoriteten av den värdefulla tiden tillsammans med att just bygga relationer och tillit, istället för att kortsiktigt riva av ett antal viktiga arbetspunkter, det kommer att återbetala sig. Att komplettera detta med att rotera individer på de olika orterna/kontoren är ett effektivt sätt att få en kontinuitet i de fysiska mötena.
  • Träffas inte, men ses ändå – OK, så videokonferens kanske inte riktigt ännu fått den våldsamma marknadspenetration som en gång förutspåddes men konceptet är lysande. Att se varandra och att kunna avläsa delar av det kroppsspråk och den mimik som går helt förlorade i ett telefonsamtal är värdefullt. En kamera inbyggd i laptopen duger utmärkt till möten i par och en något mer sofistikerad utrustning att använda på teammöten är en bra investering. Eller, om tiddskillnaden är liten, sätt upp permanenta kameror i kontorsutrymmena, stora skärmar som visar de geografiskt avlägsna kollegorna och komplettera med en ljudlänk som kan sättas på och stängas av. Det kommer att göra underverk för känslan av att tillhöra samma team.
  • Kommunicera mycket och med kvalité – I många fall är för många mottagare i ”Kopia”-fältet på ett mail nära nog en dödssynd men i virtuella team är det ett mycket bra sätt att hålla alla uppdaterade och skapa samhörighet. Att på enklast möjliga form skicka ut veckostatus, minst ett samlande mail från teamledaren men hellre ett statusmail från varje teammedlem är mycket nyttigt. Och när det kommer till telefon- och webbmöten, sätt tydliga riktlinjer: Inga sidoaktiviteter, inget mailande, inget IM:ande, inte mute på mikrofonerna. Om mötet inte till allra största delen är relevant och givande för deltagarna är det mötets syfte, agenda och sammansättning som är problemet, inte mediet.
  • Var bryggan! – Nej, det är ingen Yoga-övning. Men som teamledare är det du som sätter tonen för allt som sker i teamet och det är du som ytterst kan genomföra förbättringar. Så var beredd att resa mer än de övriga i teamet för att besöka dina teammedlemmar. Ta upp utmaningarna med ett virtuellt team till diskussion och var lyhörd för förändringsförslag och feedback.

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>