Resurshantering i matrisorganisationer

Beroende på projektets art och hur organisationen där projektet bedrivs ser ut varierar också behovet av resurshantering. Detta inlägg är avsett att ge idéer kring hur en strukturerad resurshantering kan se ut i en större organisation med många pågående projekt. 

Processen består av fem steg under fyra veckor. Därefter upprepas hela processen igen. Flödet ser ut så här:

 

1.       Behov: Projekten identifierar behov per kompetens. Ändringar säkras map budget

2.       Granskning: Det konsoliderade behovet per avdelning granskas. Ändringar markeras som godkända, avvisade eller pågående

3.       Eskalering: Projekten ges möjlighet att eskalera resursbrist, där konsekvenserna beskrivs. Ansvarig chef fattar beslut

4.       Allokering: Linjeorganisationen allokerar resurser till projekten

5.       Uppföljning: Verklig tid stäms av mot allokering och godkänd budget. Avvikelser följs upp

Behov

·         Baseline sätts vid varje TG/MS

·         Förändringar i behov analyseras varje månad

·         Hänsyn tas till förändringar i scope och tidplan

·         Förändringar i budget förankras i projektet

·         Om projektet kan godkänna förändringarna tas de med till nästa steg i processen, som ändringsbegäran (CR)

Granskning

·         Projektens uppdaterade behov konsolideras och granskas av respektive avdelning

·         Ändringarna markeras som godkända, avvisade eller pågående/bordlagda

·         Närmast ansvariga projektledare närvarar på granskningen

·         Protokoll skickas till respektive projektledare samt berörda linjechef

Eskalering

·         Projekten ges möjlighet att eskalera resursbrist som uppstår pga icke godkända ändringar i resursbehovet

·         Eskalering sker per CR, med beskrivning av konsekvenserna. Eventuella förslag på lösningar tas upp, t ex resursförstärkning, omprioritering mellan projekt, förändring i scope eller tidplan

·         Ansvarig chef tar beslut

·         Konsekvenser återmatas till respektive projekt

Allokering

Linjeorganisationen allokerar resurser enligt beslut

Uppföljning

·         Vid periodslut stäms verklig tid av mot budget och allokering

·         Avvikelser följs upp med resurser och linjeorganisation

Praktikfall

Under hösten 2011 rullades detta system ut i en organisation med drygt 7 000 medarbetare. Systemet har tidigare använts i mindre omfattning, ca 2 500 medarbetare, under flera år. För att få ut det mesta av denna process krävs att resurserna tidrapporterar på de olika projekten. Tidrapporterna måste gå att matcha mot budget och allokering. I det här fallet användes en webapplikation med tillhörande databas. I mindre skala fungerar Excel utmärkt.

Hur hanteras resurserna i din organisation? Fungerar det?

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>