Stakeholder management – hur hittar man intressenterna?

En viktig aktivitet som man ska göra så tidigt som möjligt i ett projekt är att identifiera intressenter. En intressent är någon som påverkas av eller påverkar projektet. Genom att kartlägga intressenter, så får man en lista på personer som kravställer projektet, eller som man behöver kommunicera löpande med. Det kan vara intressenter inom företaget, eller någon externt som t.ex. media, politiker och allmänheten. Intressenter utgör basen för bland annat kommunikationsplanen i projektet. 

Om man missar intressenter i projektet, så kan det leda till förändringar av projektets innehåll, eller att intressenter blir missnöjda. Om man missar någon intressent med stort inflytande i organisationen, som tycker att han borde ha blivit informerad eller konsulterad tidigare, så kan det till och med påverka projektets existens. Det gäller att fånga upp de intressenter som är avgörande för projektets framgång, och att man på ett bra sätt hanterar deras förväntningar.

Hur ser man då till att man inte missar några viktiga intressenter? Här är förslag på hur man kan hitta intressenter:

Project charter – om man får ett project charter från sin sponsor, så kan man hitta intressenter i det – antingen explicit eller mellan raderna

Organisationsschema – genom att utgå från ett organisationsschema, så kan man identifiera viktiga grupperingar och relevanta chefer med ett tydligt mandat

Nätverkande – för att fånga upp informella ledare, är det ofta bra att fråga runt i organisationen efter personer vars perspektiv är viktiga att få med i projekten

Intervjuer – en variant av nätverkandet är att ha strukturerade intervjuer med intressenter man redan fångat upp, där man ber dem att nämna andra som kan vara relevanta för projektet

Andra projektledare – en särskild variant av nätverkande och intervjuer som är viktig att fånga upp är genom att diskutera intressenter med andra projektledare i organisationen. De kan då dela med sig av sina tips och erfarenheter.

Workshop – man kan genom ett strukturerat letande efter intressenter i workshopform fånga upp många nya intressenter, och man kan även då ofta samtidigt bättre komma fram till dessa intressenters relationer till projektet

Lessons learned – genom att läsa tidigare projekts lessons learned, så kan man se om tidigare projekt missat någon viktig intressent

Andra projekts intressentlistor – andra projekt har redan lagt ner arbete på att identifiera intressenter, så det kan vara en bra källa om projekten berör liknande områden

Tidigare projekts rapporter – ofta kan man uttyda intressenter genom att problem uppstått, risker flaggas för eller att förändringar dykt upp

Tidigare projekts förändringsbegäran – missade intressenter leder inte sällan till förändringar i projektet, så genom att söka efter upphovsmän till andra projekts förändringar, så kan man hitta viktiga intressenter

Utnyttja IT-stöd – med modern teknik, som Outlook, intranät eller andra tekniska hjälpmedel kan man lätt söka efter relevanta personer, dokumentation eller annat som gör att man kan hitta sina intressenter

Är det något sätt vi missat? Föreslå fler sätt i kommentarerna.

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>