Tips till effektiva möten

Vi har suttit i många ineffektiva möten. Som projektledare eller projektdeltagare är det oerhört frustrerande. Av den anledningen vill vi delge några viktiga tips, som du kan använda för att bidra till effektiva möten. Det gäller både för dig som mötesordförande och för dig som mötesdeltagare. Vi lovar att du kommer att märka skillnad. 

  • Syfte. Vad är syftet med mötet? Tänk noga efter om det är viktigt att träffas och ta andras dyrbara tid i anspråk. Skicka en agenda till mötesdeltagarna i god tid innan mötet. I agendan bör det framgå vad som förväntas av respektive mötesdeltagare.
  • Förberedelse. Förbered dig noga som ordförande/mötesdeltagare innan mötet. Läs igenom bifogat material. Om något är oklart kontakta mötesordföranden. Var proaktiv som mötesordförande och se till att tekniken kommer att fungera för alla på mötet.
  • Börja i tid. Mötet bör alltid starta utsatt tid. Kom i god tid som mötesdeltagare och ha tid för att vara redo mentalt när mötet börjar. En försening av mötet kostar tid=pengar! Även om inte alla kallade har kommit bör mötet starta enligt devisen ”Frånvaro får inte hindra framdrift”. En majoritet ska inte vänta på en minoritet.
  • Närvarande. Stäng av och lägg ifrån er alla mobiltelefoner/iPads/datorer och var mentalt närvarande och fokuserad på mötet. Visa denna respekt gentemot alla mötesdeltagare. Störande ljud tar mycket tid från ett möte.
  • Dokumentation. Be någon skriva minnesanteckningar. Less is more, d v s endast det som behöver följas upp ska dokumenteras.
  • Avsluta i tid. Viktigt att mötesordförande håller koll på mötestiden och ser till att mötet avslutas i tid. Ett mycket effektivt tips är att informera mötesdeltagarna hur lång tid som är kvar t ex ”Nu är det 5 min kvar och vi ska hinna sammanfatta mötet”. Respektera att mötedeltagare har bokat in mötestiden i kalendern och ska kanske vidare på andra möten. 

Nu har du fått några användbara tips. Vi vill även ge dig ett bonustips. Använd timglas alternativt ett papper att visa mötesdeltagaren, som blir alltför långrandig (finns alltid sådana) ”1 MINUT KVAR!”.

Vi önskar dig många effektiva möten.

LYCKA TILL!

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>