Vad ska man med en WBS till?

En WBS används för att på ett enkelt, tydligt och överskådligt sätt kommunicera omfattningen av hela projektet till olika intressenter. Det är också ett verktyg för att följa upp och rapportera status i projektet. Eftersom olika intressenter kan vilja ha olika vyer av projektet, så kan man ibland behöva olika sorters WBS:er. Man skulle kunna ha WBS:er med olika fokus, t.ex: produkter, tjänster, faser och ansvar.

Gemensamt för alla WBS:er är dock att de är leverabelfokuserade, istället för aktivitetsfokuserade. Varje nivå i WBS:en (med några undantag) ska representera en leverabel. Det kan vara ett dokument som måste finnas eller fungerande mjukvara.

Varför är det viktigt att man bryter ner på leverabler, och inte aktiviteter? Ett fokus på aktiviteter leder till ett överdrivet fokus på processerna i projektet, och det är dessutom svårt att veta när en aktivitet är klar. Genom att fokusera på leverabler kan man lättare konkretisera vad som krävs för att leverabeln ska räknas som färdig och accepterad. Se därför till att ha leverabler i din WBS, och för att inte få med aktiviteter bör du undvika verb i WBS:en, som t.ex. utveckla, formulera och testa. Om projektet ska delas upp på dessa roller, så fokusera istället på leverablerna, t.ex. kravdokumentation, testfall, levererad kod, verifierade funktioner, etc.

När man bryter ner leverabler i en hierarki, så är det viktigt att en leverabels nedbrutna delar representerar 100% av omfattningen (100% rule). Det är för att man ska kunna gå in på vilken nivå som helst i trädet och få en komplett bild av leverablerna på just den nivån. Om det finns implicita leverabler som inte finns beskrivna, så innebär det att man måste gå uppåt i hierarkin för att få veta hela omfattningen av projektet, men där minskar detaljeringsgraden samtidigt. Om man följer 100%-regeln, så kan man lita på att allt finns representerat, både på en detaljerad nivå, och på en högre nivå.

Skapandet av en WBS görs lämpligen iterativt så att man detaljerar endast de delar som behövs för att man ska kunna ta fram en bra plan för en rimlig tid framåt i projektet. En WBS kan antingen tas fram uppifrån-ner (nedbrytning) eller nerifrån-upp (sammanslagning). Man kan även använda färdiga mallar eller standarder för vissa typer av projekt. När man är klar med sin WBS, så behöver man fråga sig om hela omfattningen i projektet täcks av WBS:en, och om man råkat inkludera någonting som inte borde vara där. Se till att detaljeringsnivån är så pass bra att kommunikationen med projektmedlemmar och intressenter blir effektiv, men inte mer detaljerad än så. Om man har för mycket detaljer när det inte behövs så finns det en risk att det skapar mer förvirring än det löser. WBS:en hjälper till att undvika ”Scope Creep” – att omfattningen i projektet gradvis ökar. Användandet av WBS effektiviserar planering, kontroll, uppföljning och kommunikation. Det är någonting som alla projekt behöver!

Läs även följande blogg-inlägg om WBS:er: http://www.weloveprojects.se/wbs-och-nedbrytning-av-projektets-resultat/

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>