Varför projekt?

Trots att bloggen bara har en vecka på nacken, så börjar det komma in intressanta kommentarer, och en av dem föräras nu ett eget inlägg. Frågan är: ”varför ska man köra projekt?”. Det är en mycket intressant fråga. Faktum är att projekt och projektledning är relativt nya begrepp, och man kan tycka att mer av projektledningslitteraturen borde börja med den här frågeställningen. Så här kommer ett lite kortfattat försök att sammanfatta nyttan med projektledning. 

Projekt tvingar organisationen och individer att förstå nyttan, estimera kostnad och tid och att sätta upp mål både kortsiktigt och långsiktigt med regelbundna avstämningar. Se det som att i en normal linjeorganisation så ligger fokus på medlet (resurserna), medan man genom projekt får mer fokus på målen.

Här kommer en lista på fördelar med projekt:

  • Skapar ett gemensamt fokus på realisering av mål, nyttor och effekter
  • Synliggör organisationens exekvering av uppsatta strategier på en högre nivå
  • Skapar en ökad förståelse för de orsaker, verkan och mål som driver organisationen
  • Ger en ökad kommunikation inom organisationen, bland annat genom att´kortsluta silos inom organisationen (resurser från olika delar) och tydligare kräva inblandning från intressenter
  • Tydlig koppling till verksamhetens strategier, planer och roadmaps
  • Synliggör resursutnyttjande och ändamålen med resurserna
  • En tydlighet av framsteg genom rapportering, och möjlighet att dra sig ur genom milstolpar och beslutspunkter
  • Förbättrade möjligheter att fånga upp och hantera risker
  • Gör det enklare att handla upp resultat från leverantörer

Alla initiativ lämpar sig nödvändigtvis inte lika bra för projekt där man tillsätter en stor projektorganisation med projektledare och styrgrupp. Jag är en engagerad förespråkare av agila metoder, som man i vissa situationer kan se som linjeverksamhet – men även i sådana situationer bör man hålla reda på de fördelar som kan finnas av att avgränsa arbetet i tid, kostnad eller omfattning för att på så sätt lättare kunna utvärdera resultaten. Det är inte ovanligt att personer inom den agila världen blir irriterade om man hävdar att agila projekt faktiskt inte är projekt utan linjeverksamhet.

Projekt är något nytt – men det är här för att stanna! Bidra gärna till diskussionen i kommentarerna.

4 comments

  1. Lars Berglund

    En mycket intressant frågeställning! Det är i min mening absolut så att det finns förändringar som inte nödvändigtvis genomförs bäst i projektform. Det angreppssätt som t.ex. Rickard beskriver i sin kommentar på Projektledare är rädda för teoretiker där förändring uppnås genom kontinuerlig processutveckling i små steg inom ramen för linjeverksamhet är jag också en stor fan av. I vilken situation de olika varianterna passar tror jag vi får anledning att återkomma till i en separat post.

    En effekt som jag jag tycker är viktig att framhålla när man väljer projektformen är den positiva pedagogiska effekten i hur förändringen landar i organisationen. En potentiell förbättring i linjeverksamheten identifieras, genomförs på ett koncentrerat sätt för att snabbt nå det eftersökta ”nyläget” och sen återgår man till ”business as usual”. Det finns en tydlighet i detta som i många situationer kan vara klart positiv.

  2. Anders Kjöllerström

    Jag tror att man ska flytta ut fokus ett steg och se den här frågan från ett ledningsperspektiv.
    Om jag som ledare vill uppnå någonting kan jag be min organisation att göra det. Efter ett tag kommer jag få reda på hur det gick, vilket ofta kan vara något som inte stämmer helt med vad jag ville uppnå och egentligen kräver ett fortsatt kontinuerligt arbete för underhåll – men det har troligtvis ändå implementerats och det kan vara mycket svårt att få reda på hur det exakt avviker från ursprungstanken.
    Om jag i stället tillsätter ett projekt har jag en bättre möjlighet att få raka svar på mycket grundläggande frågor som:
    Blev jobbet gjort?
    Är därmed problemet/behovet helt och hållet löst och kan tas bort från dagordningen?
    Vad kostade åtgärden (=projektet)?

    • Klas Skogmar

      Jag håller med! Projekt blir lite som organisationens ”att göra-listor”, som säkerställer att man kan bocka av sådant som blivit slutfört. När man inte har listor av saker som ska slutföras, så är det lätt att man håller massor av bollar i luften samtidigt utan att man slutför någonting. Jag gillar alltså särskilt din andra punkt: att ta ”bort från dagordningen”. Det är mycket det som är syftet med projekt!

  3. Klas Skogmar

    Så här skriver förresten Kerzner i ”Project Management, a systems approach to planning, scheduling and controlling”:

    The project management approach is relativelly modern. It is characterized by methods of restructuring management and adapting special management techniques, with the purpose of obtaining better control and use of existing resources.

    och:

    The rapid rate of change in both technology and the marketplace has created enormous strains on existing organizational forms. The traditional structure is highly bureaucratic, and experience has shown that it cannot respond rapidly enough to a changing environment. Thus, the traditional structure must be replaced by project management, or other temporary management structures that are highly organic and can respond very rapidly as situations develop inside and outside the company.

Skriv en kommentar

Du kan använda följande HTML HTML:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>